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- Desde junho de 2013, todos os condomínios no Brasil são obrigados a possuir um certificado digital, uma certificação essencial que serve como identidade eletrônica, garantindo segurança e agilidade nos processos digitais. No entanto, muitos síndicos ainda desconhecem essa obrigatoriedade, e o tema ainda gera dúvidas em relação ao que é e para que serve esse certificado, além dos procedimentos necessários para obtê-lo. Confira as principais informações sobre o certificado digital para condomínios e como ele pode facilitar a administração condominial!
Qual a utilidade do certificado digital?
O certificado digital é um tipo de identidade virtual que possibilita a realização de diversas transações e serviços de forma segura no ambiente eletrônico, dispensando a necessidade de comparecimento presencial. Em um condomínio, esse certificado garante que as operações e transmissões de dados feitas pelo síndico ou pela administradora sejam autênticas e seguras.
Uma das principais aplicações do certificado digital para condomínios é o acesso ao “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal. Esse canal permite a transmissão de dados trabalhistas e previdenciários, como informações de FGTS, INSS e RAIS, atendendo às exigências legais para o cumprimento das obrigações com funcionários e autônomos que prestam serviços ao condomínio.
Além disso, é possível dizer que o certificado digital pode dinamizar os processos e promover a sustentabilidade, visto que a utilização de papel diminui significativamente. Um dos exemplos mais corriqueiros desse documento é a emissão de notas fiscais eletrônicas, uma opção prática e segura.
Passo a passo para obter o certificado digital?
Para obter o certificado digital, o síndico deve seguir alguns passos simples, porém essenciais:
1) Selecione uma das Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), órgão que regula a certificação digital no Brasil. - 2) Na Autoridade Certificadora, solicite o certificado digital de pessoa jurídica, que pode ser do tipo A1 (armazenado no computador) ou A3 (armazenado em cartão ou token criptográfico).
- 3) É necessário agendar um horário de comparecimento à Autoridade de Registro da Autoridade Certificadora para que os dados preenchidos na solicitação sejam validados. O síndico deve levar alguns documentos obrigatórios e passar pelo cadastro biométrico (biografia facial e de digitais).
Documentos necessários:
- Instituição do condomínio (disponível no cartório de imóveis);
- Especificação do condomínio (feito quando a construtora projeta o condomínio);
- Convenção do condomínio;
- Cartão de CNPJ do condomínio;
- Ata de eleição do síndico;
- RG e CPF ou CNH do síndico;
- Comprovante de residência - Após esses procedimentos, verificação dos documentos e validação da identidade do síndico na Autoridade Certificadora, o certificado já está pronto!
- Consequências da falta do certificado digital
- O documento serve para que os dados referentes às obrigações em relação à Receita Federal e à Caixa Econômica sejam devidamente transmitidos. A não obtenção do certificado impede que o síndico repasse dados importantes sobre os funcionários do condomínio, o colocando em situação de irregularidade e impedindo o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais. Essas condições podem resultar em multas e até em processos trabalhistas, além de comprometer a transparência e o controle dos dados relacionados aos funcionários. Adquirir um certificado digital para o condomínio significa estar em dia com a legislação trabalhista e permite o controle eficiente sobre as contribuições dos colaboradores e de seus direitos.
